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일이 복잡하면 일을 하기 싫어집니다. 그래서 복잡한 일일수록 더욱 쉽게 만드는 것이 중요한데요, 일을 쉽게 만드는 것은 일의 기준과 절차를 명확하게 정해야 하죠. A라는 업무를 할 때 순서를 정해서 그 절차대로 반드시 진행해야 일이 쉬워집니다.
업무 절차를 만들어라
이렇게 업무의 복잡함을 줄이고 효율은 높이기 위해 일의 절차를 만드는 것은 매우 중요합니다. 일의 절차는 업무의 기준과 절차를 명확하게 정하여 일을 체계적으로 진행할 수 있게 도와줍니다. 이를 통해 업무 처리 속도가 빨라지고, 결과적으로 긍정적인 업무 환경을 조성할 수 있습니다.
업무 절차가 중요한 이유
- 효율성 증가: 업무 루틴을 통해 직원들은 반복적인 업무를 더 빠르고 정확하게 처리할 수 있습니다. 이는 전체적인 업무 효율성을 높이는 데 기여합니다.
- 스트레스 감소: 업무에 대한 명확한 가이드라인과 루틴이 있으면 직원들은 무엇을 해야 할지 명확히 알 수 있어 업무 중 발생할 수 있는 스트레스를 줄일 수 있습니다.
업무 절차 활용하기
- 업무 체크리스트 작성: 직원들이 매일 수행해야 할 업무 목록을 작성하고, 이를 체크리스트로 활용합니다. 이는 업무를 체계적으 로 관리하고, 누락되는 업무가 없도록 도와줍니다.
- 업무 분담 및 전달: 각 직원의 역할과 책임을 명확히 하고, 업무 전달 시스템을 구축합니다. 이는 업무의 연속성을 보장하고, 팀워크를 강화하는 데 도움이 됩니다.
- 정기적인 피드백 및 교육: 업무 수행 과정에서 발생할 수 있는 문제점을 정기적으로 검토하고, 필요한 교육을 제공합니다. 이는 직원들의 업무 능력을 향상시키고, 업무 만족도를 높일 수 있습니다.
업무 절차의 예
환자가 치료 후 데스크에서 할 일에 대해 다음과 같은 절차를 정한다면 일을 쉽게 만들 수 있습니다.
- 마무리 된 환자 확인
- 오늘 진료 내용의 차트 기록 확인 및 누락 정보나 추가 정보 확인과 기록
- 보험청구 작업 + 발급서류 진행
- 치료 계획과 진행 내용 확인
- 당일 수납 받을 내용 최종 파악
- 환자 호명
- 오늘 진료에 대한 컨디션 확인
- 오늘 진료내용 안내 + 주의사항과 처방전 전달
- 다음 치료 진행 내용 안내와 다음 예약 일정 잡기
- 당일 결제 내용 안내와 진행
- 주차 등록 확인 및 인사
- * 수납 기록 입력
이렇게 디테일하고 명확한 절차를 정해 놓고 진행하면 놓치는 것 없이 업무가 처리 되며, 반복을 통해 업무를 효율적으로 수행할 수 있습니다.
몽매니저를 활용한 “업무 효율 향상” 사례
몽매니저를 통해 병원의 중요한 환자들을 놓치지 않고 체계적으로 관리한 OO치과의 업무 효율이 향상된 사례를 보여드리겠습니다.
VIP, 임플란트 환자, 교정 환자 등 중요 환자들은 병원에서 꼭 관리해야 하는 그룹입니다. 그러나 방대한 양의 데이터로 자칫 놓치기 쉽습니다. 특히 예약을 했다가 미내원 했을 경우 이를 추적하여 관리해야 하지만 이를 신경 쓰지 못할 경우 놓치는 경우가 있죠.
몽매니저는 데이터가 많아져 복잡해질 수 있는 업무를 단순화시키며, 중요 환자를 놓치지 않고 체계적으로 관리할 수 있게 해줍니다. 우리 병원의 중요 환자(VIP, 임플란트 환자, 교정 환자, 치료 보류 환자 등)의 미내원을 파악하고 관리해야 합니다.
- 예약 후 미내원을 파악하는 것.
- 예약 후 미내원인데 다음 예약이 잡혔으면 괜찮지만
- 예약 후 미내원인데 다음 예약이 잡히지 않았으면 놓칠 가능성이 높아집니다.
- 이 환자들을 몰아서 체크한다면 데이터가 많아져 어렵고 복잡한 일이 되어 버려요.
- 매일매일 확인하는 게 제일 쉽고 중요합니다.
몽매니저를 활용한 업무 절차 구축은 치과 운영의 질을 한 단계 끌어올릴 수 있는 좋은 방법입니다. 특히 환자 관리 업무에서 매일 체크해야 하는 중요한 환자의 내원 여부를 파악하는 데 큰 도움을 줍니다.
환자 관리는 우리 병원 성장의 힘
환자 관리 영역은 병원에서 매우 중요하지만 특정 짓기 애매하고 성과도 바로 드러나지 않아 등한시하기 쉽습니다. 하지만 몽매니저에서는 애매한 환자 관리 영역을 명확히 해줍니다. 전자차트를 통해 환자 관리를 하지만, 그럼에도 불구하고 놓치는 경우가 많습니다. 한번 놓친 환자를 다시 관리하기란 여간 어려운 일이 아닙니다. 몽매니저는 지속적으로 놓치지 않고 원활하게 잘 관리할 수 있도록 업무 툴을 제공하며 실무자의 액션이 어떤 성과를 내는지 보여줍니다.