오늘은 치과 환자 관리 업무에 대해서 함께 알아보려고 합니다.
대부분의 직원들은 매일 여러가지 일을 하게 됩니다. 업무 시간 대부분 데스크 팀은 접수 및 예약, 수납과 전화상담 등의 업무로 바쁩니다.
진료팀은 접수된 환자의 치료 업무와 진료 관련한 관리 업무들에 바쁜 일상을 보내고 있죠. 그러다 보면 정작 어제 이미 다녀간 환자들의 누락된 보험 청구, 깜박한 차팅, 다음 예약 일정 누락과 같은 일이 발생하지 않았는지 체크하지 못할 때가 있습니다.
하지만 매일 체크해야 할 업무를 정해진 시간과 인력으로 관리한다면, 이러한 문제를 효과적으로 예방할 수 있습니다. 또한 보다 성과를 내며 일할 수 있게 되죠.
환자 관리 업무를 매일 매일 하는 이유는 병원 운영의 효율성을 높이기 위해서 입니다. 적시에 환자를 관리하여 치료를 돕고, 환자 경험을 개선하며, 직원이 바쁜 일과 속에서 업무 과부하를 예방하는 데 큰 도움이 됩니다.
매일 하는 업무의 체크 리스트가 있으면 좋은 이유?
- 매일 체크해야 할 업무 리스트는 직원들이 해야 할 일을 명확히 정리해줍니다.
- 이를 통해 업무의 누락이나 중복을 방지하고, 체계적으로 관리할 수 있습니다.
- 또한 업무 리스트를 통해 우선순위를 정하고, 중요한 업무를 먼저 처리할 수 있습니다.
- 이는 시간 관리를 효율적으로 하여, 보다 많은 환자를 관리하고 병원의 운영 효율성을 높이는 데 효과적입니다.
환자 관리와 같은 중요한 업무는 일관성이 필요합니다.
매일 체크리스트를 활용하면 모든 직원이 동일한 기준으로 업무를 실행할 수 있어, 병원에서 일정한 고객관리 서비스 품질을 유지할 수 있습니다.
효율적인 치과 환자 관리 체크리스트 8가지
- 이 환자들의 다음 예약이 있는가?
- 이 환자들의 다음 정기검진이 있는가?
- 이 환자들의 다음 관리 일정이 있는가?
- 이 환자들이 예약일에 왔는가?
- 이 환자들이 예약일에 오지 않았다면 다음 예약이 잡혔는가?
- 이 환자들이 예약일에 오지 않고 다음 예약일이 없다면 관리 일정이 있는가?
- 이 환자들이 예약일에 오지 않고 다음 예약일이 없고 관리일정에 연락했는데 넥스트가 불확실하다면 계속 팔로우업 하고 있는가?
- 혹시 이 중 놓쳤다면 기간별로(주간, 월간) 걸러낼 수 있는 장치가 있는가?
체크리스트 자세히 보기
1. 환자들의 다음 예약이 있는가?
환자들이 다음 예약을 가지고 있는지를 확인하는 것은 기본 중의 기본입니다.
이 과정은 환자들이 정해진 일정에 맞춰 치료를 받을 수 있도록 돕는 첫걸음입니다.
예약이 없다면, 환자는 필요한 치료를 적시에 받지 못할 수 있으며,
이는 치아 건강에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 매일 환자들의 예약 상황을 점검하고,
필요 시 재예약을 도와주는 것이 중요합니다.
2. 환자들의 다음 정기검진이 있는가?
정기검진은 치아 건강을 유지하는 데 필수적입니다. 치과에서는 예방적 치료가 매우 중요하며,
정기검진을 통해 초기 단계에서 문제를 발견하고 대응할 수 있습니다.
환자들이 정기검진을 놓치지 않도록 일정을 확인하고, 미리 알림을 제공하는 등의 조치를 취해야 합니다.
이를 통해 환자들이 지속적으로 치아 건강을 관리할 수 있도록 유도할 수 있습니다.
3. 환자들의 다음 관리 일정이 있는가?
병원의 기준에 맞게 리콜 스케줄이 잡혀있는 지 체크하는 것도 중요합니다.
치료 중, 치료 중단, 치료 종료 등 시기에 맞는 리콜 관리 일정이 있는지 점검해보세요.
4. 환자들이 예약일에 왔는가?
환자들이 예약일에 실제로 내원했는 지 파악 후 단순 일정 변경 뿐 아니라 잦은 미내원, 치료 중단 등 성격에 따라 환자 관리를 해야합니다.
5. 환자들이 예약일에 오지 않았다면 다음 예약이 잡혔는가?
예약일에 오지 않은 환자들에 대해 다음 예약이 잡혔는지를 확인하는 것도 필수적입니다.
- 예약이 없다면 추가적인 조치를 취해야 할 것입니다. 이 과정에서 환자에게 필요한 치료가 무엇인지 파악하고,
- 그에 맞는 일정을 제안할 수 있습니다. 이를 통해 치료의 연속성을 유지하고,
- 환자들이 필요한 서비스를 적시에 받을 수 있도록 할 수 있습니다.
6. 환자들이 예약일에 오지 않고 다음 예약일이 없다면 관리 일정이 있는가?
예약일에 오지 않고 다음 예약이 없는 환자들에 대해서는 관리 일정이 있는지 확인하고, 연락을 했는지도 체크해야 합니다.
이는 환자의 건강을 지속적으로 관리하기 위한 중요한 단계입니다.
환자에게 관리 일정에 대한 정보를 제공하고, 필요한 경우 추가적인 상담을 통해 치료 계획을 조정할 수 있습니다.
7. 환자들이 예약일에 오지 않고 다음 예약일이 없고 관리일정에 연락했는데 넥스트가 불확실하다면 계속 팔로우업 하고 있는가?
만약 환자와의 연락이 불확실하다면, 계속해서 팔로우업을 진행해야 합니다.
환자의 치료를 위한 지속적인 관심이 필요합니다. 환자와의 소통은 신뢰를 구축하고, 환자가 치료에 대해 더 적극적으로 참여하도록 유도하는 데 노력해야 합니다.
정기적으로 환자에게 연락하여 상태를 확인하고, 필요한 경우 추가적인 치료를 제안하는 것이 좋습니다.
8. 혹시 이 중 놓쳤다면 기간별로(주간, 월간) 걸러낼 수 있는 장치가 있는가?
- 마지막으로, 직원들이 이러한 체크리스트 중 놓친 부분이 있는지를 점검할 수 있는 시스템을 마련해야 합니다.
- 주간 또는 월간 단위로 검토할 수 있는 장치가 필요합니다. 이를 통해 직원들은 자신이 수행한 업무를 돌아보고, 개선할 점을 찾아낼 수 있습니다.
- 정기적인 리뷰는 업무의 질을 높이고, 환자 관리의 효율성을 강화하는 데 기여합니다.
위의 체크 리스트를 참고하여 각 병원에서 전날 예약 및 내원 환자의 다음 일정이 잘 잡혀있는지 확인합니다.
매일 하는 업무를 그날 하지 않고 미룬다면, 다음에 관리해야 할 업무량이 늘어나기 때문에 놓치는 부분이 생기기 마련입니다. 또한 예약이 누락된 환자를 제때 조치 하지 않아 관리 시기를 놓치는 경우도 있습니다. 그러므로 매일의 업무를 철저히 수행하는 것이 중요합니다.
정기적으로 체크리스트를 활용하여 환자의 예약 상황과 다음 일정을 점검함으로써, 모든 환자가 적시에 치료를 받을 수 있도록 해야 합니다.
마무리
환자 관리의 일관성을 유지하고, 누락된 예약이나 지연된 치료로 인한 문제를 최소화하기 위해서는 이러한 접근이 필수적입니다.
따라서, 병원에서는 매일 정기적으로 업무를 점검하고, 예약 및 환자 관리에 대한 철저한 시스템을 구축하여 환자들이 최상의 치료를 받을 수 있도록 최선을 다해야 합니다. 이를 통해 환자의 만족도를 높이고, 병원의 신뢰도를 강화할 수 있습니다.
이상 성과내는 치과 직원이 일하는 방법 에 대해 알아보았습니다.
지금까지 어려운 것을 쉽게, 애매한 것을 명확하게, 과정과 성과를 데이터로 확실히 증명하는 위즈벤 컨설팅이었습니다.
