일을 효율적으로 하기 위한 이야기를 시작하기에 앞서, 예전에 치과 실장으로서 가장 먼저 개선하고 싶은 점을 꼽으라면, 바로 “효율성” 이었다. 우리는 바쁘다는 핑계로 주먹구구식 일 처리를 너무나 당연하게 해왔다. 그런데 주먹구구식으로 일 하더라도 평소에는 티가 나지 않기 때문에 어떤 문제가 생기고 있는지 알 방법이 없다.
문제는 조금씩 쌓이다 결국 넘쳐 흐르게 되는데, 일이 터졌을 때에는 “이거 어쩌지?” 하고 당황스러워질 수 밖에 없다.
이번 포스팅에서는 일을 효율적으로 하기 위한 5가지 방법을 소개하고자 한다.
1. 우리 병원 목표 설정하기
각 작업에 대한 명확하고 구체적인 목표를 설정한다. 병원의 목표는 내가 집중해야 할 것을 명확하게 해 주는데, 목표란 매출 그 자체가 될 수도 있지만 내부 시스템을 안정화 한다거나 교육과 같은 간접적인 부분도 포함된다.
큰 틀이 정해지면 이를 달성하기 위한 세세한 일의 방향성을 잡을 수 있다.
2. 나의 업무 계획 세우기
병원 전체의 목표를 설정하면서 나의 업무에 대한 구체적인 계획이 없다면 목표를 이룰 수 없다.
병원의 목표를 달성하기 위해서는 작은 계획이 필요한데, 신환을 더 모으기 위한 구체적인 액션 플랜을 만드는 것이 좋은 예이다. 그러면 일이 명확히 보이고 더 잘 할수 있게 된다.
이런 작은 목표 없이 일하면 금새 지치고 번아웃이 찾아오게 되니 아주 중요한 부분이다.
3. 일의 우선 순위 정하기
모든 일들이 동일한 중요도와 긴급성을 갖고 있지 않다. 매일 매일 꼭 마쳐야 하는 일, 일주일 주기로 하면 되는 일 등 시간 순으로 일을 정리 한다.
매일 해야하는 일 중에서도 바로 해야하는 일과 하루 마감할 때 하는 일을 정렬해보면 매 시간 여유를 찾게 될 것이다. 경험 상 실제로 매 시간 마다 정신없고 여유가 없었던 이유는 이 순서를 못 잡았기 때문이었다.
4. 업무의 단순화
자신의 업무를 단순화해야 한다. 복잡한 작업을 단순한 단계로 나누고, 효율적으로 처리해야 하는 것이다. 단순화는 필요 없는 복잡성을 줄이고 핵심에 집중하는 것은 집에 몇년째 입지 않는 옷을 버리는 것과 같다.
하나의 일도 단계를 나눠보면 불필요한 부분이 보이게 된다.
5. 업무 분담 및 위임
업무가 많거나 복잡할 경우, 다른 사람들과 업무를 분담하거나 필요한 경우에는 적절하게 위임한다. 실장이라고 모든 일을 다 잘 해야 할 필요도 없고 다 직접 할 수도 없다.
원장님의 입장에서도 실장은 보다 중요한 업무에 집중을 해줬으면 한다. 적재적소에 업무 분담을 잘 하는 것 또한 중간 관리자인 실장의 역할이기 때문에 이것을 잘 한다면 리더십도 기를 수 있는 방법이 될 것이다.
