노션(Notion)을 우리 치과 매뉴얼 제작에 활용할 수 있다?
노션을 도입하혀 협업에 활용하려는 기업들은 많이 있었지만 치과의 경우 그런 시도가 많지 않았던 것 같습니다. 이번 글에서는 우리가 병원에 어떻게 노션(Notion)을 도입하고 활용하고 있는지 이야기해 보려합니다.
불과 얼마 전 까지만 해도…
불과 얼마 전 까지만 해도 종이에 차트를 쓰고, 널찍한 장에 정리하는 일이 일상이었습니다. 그리고 나의 업무 등은 틈틈이 정리하여 다이어리에 빼곡히 기록해 두었습니다. 이를 바탕으로 병원에 쓸 업무 매뉴얼을 만들거나 후배 양성에 활용하였죠.
하지만 지식이 쌓이면서 찾기도 힘들어지고 종이도 너덜너덜 해져 매번 새로 만드는 일이 빈번했습니다. 아무리 매뉴얼을 열심히 만들어도 그 직원이 퇴사하고 나면 직원과 함께 사라져 버리기 일쑤였기에 이는 병원의 손실로 이어지게 됩니다.
지금은 IT발전에 힘입어 정말 좋은 협업 도구들이 많이 등장하였고, 우리는 이를 적극 활용하며 방대한 내부 시스템 매뉴얼도 구축할 수 있게 되었습니다. 하지만 아무리 기반 시스템이 좋아도 이를 유용한 컨텐츠로 채우고 우리 병원에 들어맞는 업무 시스템으로 만들어 정착 시키는 데에는 많은 노력과 경험이 필요합니다.
위즈벤은 몽매니저와 같은 분석 소프트웨어를 개발하는 기술력이 있을 뿐만 아니라 치과 실무에서 오랜 경험을 가진 컨설턴트로 구성되어 있다 보니 누구보다 잘 해낼 수 있었습니다.
노션(Notion)을 선택하다.
노션(Notion)은 문서 기반의 협업 도구로써 문서 작성을 해본 경험만 있다면 누구나 쉽게 사용할 수 있다는 점이 장점입니다. 거기에 DATABASE나 다양한 템플릿 활용을 더하면 강력한 관리 기능까지 이용할 수 있습니다. 우리의 컨설팅 병원들에 노션을 100% 활용하여 병원 내부 시스템을 구축하고 있으며, 고객께서도 좋은 반응을 보이고 있습니다.
아래는 우리가 노션(Notion)에 업무 프로세스를 어떻게 정리하고 있는지 보여주는 인사 매뉴얼의 예입니다.
채용, 온보딩, 직무교육, 오프보딩과 같은 일련의 과정을 통해 우리는 인사 담당자가 놓치지 말아야 것들을 완벽히 정리합니다. 가령, 4대보험을 처리하기 위해 세무/노무사에게 연락하거나 병원에 따라서는 직접 처리하는 방법을 포함합니다. 또한 입사자들이 체계적으로 관리 받고 있다는 경험을 통해 병원에 대한 신뢰와 업무 목표에 대한 동기부여가 될 수 있도록 하였습니다.
채용의 경우 빈번히 발생하지는 않기 때문에 채용이 진행될 때 마다 담당자는 어려움을 느낍니다. 가령 병원의 입사 후 직무 할당과 그에 대한 교육이 잘 이루어 지지 않아 불만을 느끼고 퇴사하는 경우 관리자는 스스로의 부족함이라 생각하고 큰 스트레스를 받게됩니다.
이러한 일이 발생하는 원인은 입사 프로세스가 구체적으로 만들어 지지 않았거나 실행이 관리되지 않기 때문입니다. 위즈벤은 이러한 상황을 해결하기 위해 노션(Notion)으로 체계화하고 언제, 어디서든 관련자가 볼 수 있도록 하여 해결하고 있습니다.
더욱이 이러한 매뉴얼은 처음부터 만들어내려면 많은 노력과 시행착오를 필요로 합니다. 때문에 우리는 수 많은 경험을 통해 검증된 내용을 선별하고 구체적인 콘텐츠로 만들었습니다. 상당히 방대한 콘텐츠이므로 컨설팅을 받는 병원은 최소한의 노력으로 우리 병원의 매뉴얼을 만들 수 있습니다.
매뉴얼을 넘어 성과(성장) 관리로 사용하는 노션(Notion).
이러한 매뉴얼 뿐만 아니라 직원별 성과를 기록하거나 성장에 대한 동기부여를 하는 것에도 노션(Notion)이 활용될 수 있습니다. 우리는 “성과 관리”를 “성장 관리”로도 이야기합니다. 예를 간단히 보겠습니다.
성과 평가는 모든 직원에게 일률적으로 적용될 수 없습니다. 평가는 직무 별 특수성이 반영되어야 하며 직원들은 자신의 직무에서 더 좋은 평가를 받을 수 있도록 노력해야 합니다(물론 타 구성원에 주는 선한 영향력도 평가 요소로 무시할 수 없습니다). 즉, 나의 역할과 업무를 정확히 인지하고 이를 더 발전시켜 병원에 기여해야 하는 것이지요.
위즈벤은 노션(Notion)을 이용하여 직원의 연차와 직무에 대해 정확히 안내하고 이에 기반하여 교육할 수 있는 환경을 구축합니다. 이는 병원이 불필요한 교육에 시간을 소모하지 않도록 하고, 직원은 더욱 체계적인 교육을 통해 성장할 수 있는 기반이 됩니다. 나아가 이 것을 기반으로 성과 평가가 이루어 질 수 있도록 평가 항목을 만들고 수치화 하였습니다.
평가는 숫자로 한다는 단순한 개념이지만 숫자료 표현할 수 있도록 평가 문항을 만든다는 건 꽤 어렵습니다. 평가 문항에는 우리를 발전으로 이끌 수 있는 좋은 질문이 담겨야 합니다. 평가 문항을 보고 이를 성취해 내면 자신이 성장할 수 있다. 즉, 지표가 되는 것이지요. 그렇기에 하나하나에 많은 고민이 필요합니다. 위즈벤은 질문을 좋아하는 컨설팅 기업입니다. 그렇기에 이러한 결과물도 병원과 직원이 성장할 수 있도록 만들기 위해 노력하고 있습니다.
노션(Notion)을 통해 모든 직원이 자신의 평가 문항을 언제든 열람하고 하고 숙지할 수 있도록 하는 이유가 바로 성장의 지표이기 때문입니다. 이런 컨설팅, 경험해 본 적 있으신가요? 🙂 위즈벤은 합니다.
끝으로
관리자라면 어떤 방법으로 든 이러한 문서나 데이터를 만들고 관리해야 합니다. 직무 매뉴얼이나 관리 및 평가 시스템이 없다면 안정적인 조직 운영을 장담하기 어렵기 때문이죠.
노션(Notion)은 특히 문서 기반의 협업 도구이므로 사용이 편리하고, PC/휴대폰/태블릿을 가리지 않고 이용할 수 있는 클라우드 서비스이기에 위치나 디바이스의 제약이 없습니다. 그리고 생성과 수정에 대한 문서 버전 관리가 되므로 실수를 되돌릴 수 있는 강력한 기능도 있습니다.
“위즈벤이 최초로 노션(Notion)을 병원 내부 시스템 만들기에 도입했다”와 같은 확인되지 않은 자랑은 하지 않겠습니다. 하지만 우리는 그 누구보다 IT와 치과를 잘 이해한다고 자부합니다. 우리의 이러한 노하우는 내부 시스템 컨설팅을 통해 완벽히 전수해드리며, 완전히 정착될 수 있도록 옆에서 “밀착 코칭” 해드립니다.
내부 시스템 컨설팅에 대해 더욱 자세히 알고 싶으시다면 아래 링크를 보시기 바랍니다.
